Bicara reformasi birokrasi yang santer saat ini sama halnya bicara tentang perubahan. Namun intinya adalah mengubah kebiasaan menjadi benar, bukan membenarkan yang biasa kita lakukan, karena yang biasa itu belum tentu benar.

Hal itu diungkapkan Direktur Politeknik Negeri Padang, Surfa Yondri saat membuka Sosialisasi Penyusunan Peta Proses Bisnis di Lingkungan Politeknik Negeri Padang Tahun 2018 di Kyriad Bumiminang, 30 Juli 2018.

Peserta Sosialisasi Penyusunan Peta Proses Bisnis di Lingkungan Politeknik Negeri Padang Tahun 2018

Reformasi butuh aturan yang jelas. Untuk itu dibutuhkan keberanian dan komitmen mengubah kebiasaan yang tidak benar.

Misalnya, menghilangkan beberapa honor yang tak boleh dibayarkan, seperti koordinator air, koordinator listrik dan sejenisnya karena tak sesuai tupoksi perguruan tinggi.

Di samping itu, uang yang terlanjur diterima untuk kegiatan yang tak sesuai dengan tupoksi harus dikembalikan ke negara.

Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilakukan. Sebagian pihak menyebutnya sebagai tugas dan fungsi saja dan menyingkatnya menjadi tusi. Tupoksi merupakan satu kesatuan yang saling terkait antara tugas pokok dan fungsi.

Sosialisasi yang diikuti oleh pejabat di lingkungan Politeknik Negeri Padang dan Politani Payakumbuh ini menurut Direktur untuk mendapatkan gambaran bagi pejabat untuk bekerja dengan benar.

Meskipun demikian, tidak tertutup kemungkinan bagi dosen untuk menyampaikan aspirasi mereka untuk menerima tunjangan kinerja sebagaimana halnya staf administrasi atau sebagian dosen di instansi lain.

Peta Bisnis Politeknik?

Sosialisasi itu menghadirkan Mohamad Ali Akbar, SE, MBA, Kepala Subbagian Sistem dan Prosedur, Biro Hukum dan Organisasi, Kemenristekdikti sebagai pembicara utama.

Menurut Ali, proses bisnis yang dibahas dalam sisialisasi ini bukan berarti membicarakan profit atau keuntungan yang didapatkan oleh lembaga melalui aktifitas labor, bengkel, atau per orangan, namun kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.

Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya.

Jika prosesnya tidak berjalan semestinya dan dianggap temuan oleh auditor, akan berpengaruh terhadap kinerja lembaga yang bersangkutan, termasuk dukungan dana yang mereka dapatkan.

Menurut Ali Akbar, perguruan tinggi adalah organisasi dengan kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menghasilkan lulusan, karya akademik dosen berupa penelitian dan pengabdian. Sehubungan dengan itu, proses bisnis perguruan tinggi ini mencakup: kegiatan utama dan kegiatan pendukung.

Kegiatan utama meliputi pelaksanaan proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian, penerimaan mahasiswa baru, kegiatan kerjasama dan pemasaran.

Kegiatan pendukung mencakup kegiatan-kegitan yang mendukung proses layanan akademik, layanan keuangan, layanan kepegawaian, layanan sistem informasi, layanan sarana dan prasarana, dan layanan kemahasiswaan.

Pejabat yang bersangkutan diharapkan bisa menyusun peta proses bisnis kegiatan utama dan pendukung tersebut di bidangnya dengan menerapkan aplikasi Bizagi.

Bizagi adalah software suite dengan dua produk komplementer, Modeler Proses dan BPM Suite. Bizagi Process Modeler adalah aplikasi Freeware digunakan untuk diagram, dokumen dan mensimulasikan proses menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN) notasi standar (d®amlis)

Berita Terkait